Projektorganisation bei der VVB

Die Zukunft kann kommen

Die Münchner Vereinsbank Victoria Bauspar AG (VVB) setzt für ihr Projektmanagement nun ausschließlich auf die Lösung der Münchner Can Do GmbH. Ausschlaggebend für die VVB ist die intuitive Bedienbarkeit und die Unterstützung des gesamten Projekt-Life-Cycle durch Can Do Project Intelligence. Um das interne Projektmanagement der VVB besser zu unterstützen, entschloss sich ein Gremium aus Geschäftsleitung und Mitarbeitern der Betriebsorganisation dazu, eine neue Projektmanagement-Lösung einzuführen. „Gesucht wurde ein System, das bestens für die Bedürfnisse der VVB geeignet ist“, erläutert Martin Schuster, Projektmanager und stellvertretender Leiter IT/Organisation der VVB. Die Entscheidung war sehr schnell für die Multiprojektmanagement-Lösung Can Do Project Intelligence gefallen.

Sehr zufrieden zeigt sich Martin Schuster mit den Erfahrungen seit Einsatz der Software. Die Projekte können nun sehr einfach und schnell innerhalb der verschiedenen Abteilungen geplant und durchgeführt werden. Vor der Einführung von Can Do wurden bei der VVB Projekte mit verschiedenen Software-Tools, aber auch mit Metaplanwänden und MindMaps durchgeführt. Der Planungsprozess war hoch und die Projektlaufzeiten waren lang.

Ganz anders und weitaus effizienter gestaltet sich das Projektmanagement der VVB jetzt durch den Einsatz von Can Do Project Intelligence. Bereist ab der Projektidee kommt Can Do zum Einsatz. Planwerte wie Zeit-Dauer, Arbeitsaufwand oder Kosten lassen sich bei Projekten nicht immer exakt vorhersehen. Can Do löst dieses Problem, indem Rahmenparameter bereits eingegeben werden, wie z. B. „der Aufwand für ein Arbeitspaket liegt zwischen 50 und 80 Personentagen“ oder „Start mit einer bestimmten Phase ist im September“. Can Do berechnet ständig die Wahrscheinlichkeit aller Planwerte und zeigt kritische Stellen exakt an. Durch dieses Monitoring kann der Projektleiter proaktiv Maßnahmen einleiten, um den weiteren Projektverlauf nicht zu gefährden. Das Ergebnis ist eine sichere und realistische Planung. Damit wird auch die Steuerung und Überwachung der Projekte einfacher. Das gleiche gilt für die Ressourcenverwaltung, also dem Einsatz von Personal. Hier wird transparent, wann welche Person eingeplant ist, wann Überlastungen oder Engpässe entstehen. Dadurch kann eine Kapazitätsaussage für Ressourcen und Abteilungen getroffen werden.

„Mit unseren vorhergehenden Projektmanagement-Tools war eine so effiziente Planung und Ressourcensteuerung nur schwer möglich. „Can Do Project Intelligence unterstützt uns jetzt in unserer täglichen Projektarbeit bedeutend besser“, verdeutlicht Martin Schuster. Trotz der umfangreichen und vielseitigen Funktionen ist die Software einfach gebaut. Durch eine neuartige Ergonomie können auch Einsteiger schnell zu guten Ergebnissen kommen. Dadurch steigt die Akzeptanz der Anwendung deutlich. Diese Akzeptanz ist eine wichtige Säule für die Nutzenbetrachtung einer Softwarelösung. Im Gegensatz zu anderen Software-Tools hört Can Do nicht bei der Installation auf, sondern findet im täglichen Arbeitsleben seinen vollen Einsatz und die Anwendung wird gerne genutzt. Das Feedback der Projektleiter ist durchweg positiv. Das Berichtswesen und auch das Reporting ist so ausgelegt, dass bestehende Berichte in Excel oder SAP weiter verwendet werden können. „Besonders beeindruckend ist, dass Can Do uns alle Daten in Echtzeit anliefert. Jede Aktion, die ein Anwender in Can Do durchführt, wird sofort auf der Datenbank verarbeitet. Ein lästiges Speichern von Dateien Can Do Project Intelligence ist somit nicht nötig, ein Datenverlust dadurch ausgeschlossen und alle Berichte sind immer auf dem aktuellen Stand“, erklärt Martin Schuster.

Ein weiterer Vorteil von Can Do ist, dass z. B. bei Verlängerung einer Phase nicht der gesamte Projektplan automatisch verschoben wird. Bei anderen Projektmanagement-Lösungen wird der Projektplan aufgrund von Anpassungen komplett umgestellt. So werden beispielsweise Hunderte von Vorgängen verschoben, wenn bereits nur ein Termin nicht eingehalten wird. Das führt zum Verlust der Kontrolle über den Projektplan. Can Do löst dieses Problem, indem die Risikosituation bei einer solchen Änderung neu berechnet und visualisiert wird. Der Projektleiter entscheidet nun über mögliche Planänderungen. Der Vorteil für den Projektleiter ist, dass er immer volle Kontrolle über die Projektplanung hat. Außerdem werden keine unerwünschten Effekte, wie z. B. im zentralen Ressourcepool oder in anderen Projekten ausgelöst.

Das Rechte-Modell in Can Do erlaubt es auch Teile von Projekten oder Arbeitspakete, gezielt anderen Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung freizuschalten. „Mehrere Großprojekte haben wir bereits sehr erfolgreich mit Can Do geplant und durchgeführt. Nennenswert sind an dieser Stelle: „eXPandIT“ – Umstellung des Betriebssystems auf XP, „WEBKuS“ – die Einführung eines weborientierten Kunden-Serviceportals mit CRM-Funktionalitäten oder „DMS“ – die Umstellung auf ein neues Dokumentenmanagementsystem und dessen Migration“, so Martin Schuster. Gerade diese Projekte zeichneten sich durch ihre technische Komplexität und hohe Qualitätsanforderungen aus. Der Einsatz von Can Do schaffte Zeit für die Projektleiter und zeigte potentielle Risiken rechtzeitig an. Wir sind überzeugt, dass wir unsere Projekte nun effektiver und professioneller managen können. Wir profitieren enorm von der Stabilität und vom hohen Reifegrad von Can Do Project Intelligence“, berichtet Martin Schuster abschließend.

Über die VVB:
Die VVB ist die Bausparkasse der HypoVereinsbank und der ERGOVersicherungsgruppe. Sie ist auf Baufinanzierungen spezialisiert und bietet neben zwei modernen, flexiblen Bauspartarifen auch attraktive Kreditprodukte an. Die VVB positioniert sich insbesondere als Partner bei der Modernisierung und Renovierung von Bestandsimmobilien. Kundenservice ist ein zentraler Unternehmenswert – sowohl in Beratung und Vertrieb als auch in der Bearbeitung der Verträge. Mit intelligenter IT-Unterstützung werden die Voraussetzungen für effiziente Prozesse geschaffen und
damit Kapazitäten für die Betreuung der Kunden frei. Nach eigenen Angaben zählt der Kundenstamm der VVB aktuell 514.000 Verträge mit einer Bausparsumme von 11,6 Mrd. Euro.

Welche Erfahrungen die VVB mit der Projektmanagement-Software von Can Do gemacht hat, hat auch die Redakteurin Karin Quack in einem Artikel für die Computerwoche zusammengefasst. Den Beitrag finden Sie hier.